ZAKRES SYSTEMU ZARZĄDZANIA
Świadczenie usług administracji samorządowej, związanych z realizacją zadań publicznych na rzecz Interesantów Urzędu Miejskiego.
WYŁĄCZENIA
Z zakresu systemu zarządzania wyłączone są następujące obszary normy PN-EN ISO 9001:2009:
-
projektowanie wyrobu/usługi (pkt 7.3) – Urząd realizuje swoje zadania na podstawie aktów prawnych, które określają sposób realizacji powierzonych mu działań, a przez to nie projektuje swoich usług w rozumieniu wymagań normy,
-
walidacja procesów dostarczania usługi (ppkt 7.5.2) – z racji specyfiki świadczonych usług, w tym obowiązujących wymagań prawnych dla jednostek samorządu terytorialnego oraz prowadzony przez organy zewnętrzne nadzór i weryfikację działań, nie ma potrzeby prowadzenia walidacji procesów dostarczania usługi,
-
nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym (pkt 7.6) – procesy dostarczania przez starostwo usług, z racji swojej specyfiki, nie podlegają pomiarowi za pomocą sprzętu kontrolno-pomiarowego.
PODEJŚCIE PROCESOWE
Działający w Urzędzie Miasta Bełżyce System Zarządzania Jakością oparty jest na procesowym modelu zarządzania. Zidentyfikowane w odniesieniu do przyjętych celów procesy, zostały powiązane w spójny system określający sekwencję i wzajemne oddziaływanie poszczególnych procesów. Wizualizację systemu przedstawia Mapa procesów.
Dokumentacja każdego procesu zawiera:
-
cel procesu,
-
wskaźniki pokazujące stopień realizacji zaplanowanego celu,
-
właściciela procesu,
-
zakres procesu, w tym świadczone na rzecz klientów Urzędu usługi,
-
mające zastosowanie zarządzenia Burmistrza, procedury, instrukcje i formularze,
-
wymagania prawne regulujące działania w procesie
-
wykaz zapisów jako dowodów realizacji działań.
Cele dla procesów są planowane i rozliczane przez Burmistrza w trakcie Przeglądów Zarządzania w ramach działań w procesie Zarządzanie Urzędem Miasta.
UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚCI
Uprawnienia i obowiązki kierownictwa i pracowników zostały szczegółowo opisane w zakresach obowiązków dołączonych do dokumentacji pracowniczej oraz w Regulaminie organizacyjnym Urzędu. Poniżej przedstawiono dodatkowe uprawnienia i obowiązki wynikające z funkcjonującego systemu zarządzania jakością:
Burmistrz Urzędu Miasta:
odpowiada za:
-
realizację misji, definiowanie celów wieloletnich oraz określanie strategii działania Urzędu;
-
spójność celów i strategii działania z misją Urzędu
-
formułowanie polityk i celów oraz nadzór nad ich realizacją;
-
koordynację celów poszczególnych procesów;
-
nadzór nad realizacją celów poszczególnych procesów;
-
zapewnienie pracownikom niezbędnych środków, umiejętności i swobody działania, aby mogli działać z pełną odpowiedzialnością;
-
zapewnienie warunków umożliwiających zrealizowanie przyjętych celów oraz zasobów niezbędnych do prawidłowej realizacji procesów;
-
analizę ryzyka i zagrożeń dla działalności Urzędu, oraz podejmowanie odpowiednich działań eliminujących te zagrożenia bądź je minimalizujących;
-
konstruktywną współpracę ze wszystkimi stronami zainteresowanymi
-
organizowanie i prowadzenie przeglądów zarządzania
-
prowadzenie skutecznego nadzoru nad realizacją zarządzeń i podjęt6ych decyzji
ma uprawnienia do:
-
podejmowania decyzji we wszystkich sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością
Właściciel procesu
odpowiada za:
-
realizację zaplanowanych celów procesów
-
określanie kryteriów przyjęcia /akceptacji wyników procesu oraz działań związanych z monitorowaniem, weryfikacją, i kontrolą specyficzną dla wyników procesu;
-
określanie sposobów postępowania zapewniających skuteczność prowadzenia i nadzorowania procesów;
-
określanie zapisów niezbędnych do wykazania, że wyniki procesów spełniają wymagania, a same procesy są skuteczne;
-
wdrażanie działań niezbędnych dla osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów;
-
prowadzenie monitorowanie, kontroli i analizy procesów;
-
nadzorowanie przekazanych na zewnątrz procesów, mających wpływ na zgodność wyników procesu z wymaganiami;
-
analizę ryzyka i zagrożeń oraz podejmowanie odpowiednich działań w skali procesu;
-
utrzymywanie komunikacji wewnętrznej,
-
nadzór nad aktualnością obowiązujących przepisów prawnych i podejmowanie decyzji w odniesieniu do zmian w przepisach
-
nadzór nad aktualnością dokumentacji swojego procesu, w tym aktualnością kart usług i przekazywanie Pełnomocnikowi informacji o potrzebach zmian lub aktualizacji dokumentacji.
-
nadzorowanie zapisów
ma uprawnienia do:
-
wprowadzania zmian w procesie;
-
podejmowania działań doskonalących proces;
-
podejmowania działań naprawczych i korygujących w przypadku stwierdzenia niezgodności wyniku procesu lub usług w ramach procesu.
odpowiada za:
-
bieżący i okresowy nadzór nad wdrożeniem, utrzymywaniem i doskonaleniem procesów;
-
koordynację działań doskonalących system;
-
zapewnienie, aby w całej organizacji rozpowszechniona była świadomość w kwestiach dotyczących wymagań klienta;
-
zapewnienie integralności systemu w trakcie wprowadzania zmian;
-
systematyczne informowanie Burmistrza o wynikach funkcjonującego systemu
-
posiadanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością jedynie w nadzorowanej wersji elektronicznej
-
nadzór nad dokumentacją systemu w tym nad wprowadzaniem zmian do dokumentacji;
-
zapewnienie identyfikowalności wprowadzonych do dokumentacji zmian
ma uprawnienia do:
-
wprowadzania zmian do dokumentacji systemu (Księga Zarządzania Procesami)
-
dostępu do informacji dotyczących celów oraz strategii Urzędu;
-
pozyskiwania od właścicieli procesów informacji i wyników analiz dotyczących realizacji celów oraz skuteczności procesów;
-
wnioskowania o zmiany w pełnym zakresie organizacji systemu;
-
przedstawiania Burmistrzowi potrzeb związanych z doskonaleniem systemu;
-
reprezentowanie Urzędu w zakresie nadzorowanego przez siebie systemu.
PROCEDURY SYSTEMOWE
Wymagane normą procedury systemowe opisane są w następujących dokumentach:
-
nadzór nad dokumentacją i zapisami – Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych; Księga Zarządzania Procesami ( rozdział Uprawnienia i Odpowiedzialności)
-
postępowanie z usługą niezgodną – Załącznik nr. 5 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Bełżycach – Załatwianie spraw indywidualnych oraz skarg, wniosków i odwołań od wydanych decyzji
-
audit wewnętrzny – Zarządzenie nr. 31/2010 Burmistrza Bełżyc w sprawie przeprowadzania auditów wewnętrznych,
-
działania korygujące i zapobiegawcze – Zarządzenie nr. 32 /2010 Burmistrza Bełżyc w sprawie działań korygujących i zapobiegawczych.
| « poprzednia | następna » |
|---|
